Privacyverklaring

1. De identiteit en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de NV ARDO ARDOOIE, met maatschappelijke zetel te 8850 ARDOOIE, Wezestraat 61 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0416.330.136.

U kan ons bereiken per post of via e-mail: DPO@ardo.com .

2. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens ernstig en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, bericht ons dan via onze hoger vermelde contactgegevens.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de wedstrijd ‘Cool Club’ die wij uitschrijven en die plaatsvindt via de Messenger-chatbot ARDO.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken:

Ÿ  Naam en voornaam; aan de hand hiervan kunnen wij u identificeren en dit wordt gebruikt in uw communicatie naar u (aanspreking); dit wordt ook gebruikt om dubbele deelnames te vermijden en om u  te contacteren indien u interesse heeft om bij ons aan de slag te gaan, en is uiteraard nodig om u de prijs te bezorgen indien u dit wint;

Ÿ  Adres: om, indien u de prijs wint, deze te kunnen leveren.

Ÿ  E-mailadres: om u te kunnen bereiken, om u op de hoogte te brengen van eventuele winst of om te contacteren in functie van een mogelijkse tewerkstelling bij ons; het e-mailadres wordt ook gebruikt om dubbele deelnames uit te sluiten;

Ÿ  Telefoonnummer: om u gemakkelijk te kunnen contacteren indien u de prijs wint, of om u te contacteren indien u interesse heeft om bij ons aan de slag te gaan.

Ÿ  Uw meerderjarigheid: om na te gaan of u wel degelijk meerderjarig bent op het moment van deelname;

Ÿ  Naam medewerker die wedstrijd met u heeft gedeeld: voor interne doeleinden, aangezien de werknemer van de verwerkingsverantwoordelijke met de meeste doorverwijzingen, een prijs kan winnen.

Ÿ  Uw antwoorden: worden noodzakelijkerwijze verwerkt om te kunnen bepalen of u de winnaar bent;

Ÿ  Uw antwoorden m.o.o. eventuele aanwerving: gemeente: om te weten of u in de buurt van één van onze vestigingen woont; of u interesse heeft om bij ons aan de slag te gaan (om u desgevallend te contacteren via e-mail en/of telefoon); welke functie u ambieert; over hoeveel ervaring uw beschikt (om na te gaan of uw profiel past bij onze aanwerving).

Volgende cookies worden gebruikt op de website www.thecoolclub.be :

Ø  Privacy_cookie: om uw instemming met cookies inzake voorkeuren, statistieken en marketing op te slaan, vervalt na 1.000 dagen;

Ø  PHPSESSID: een technische sessie-cookie; deze verdwijnt wanneer de client gesloten wordt;

Ø  __cf_bm: coodie die wordt geplaatst door Vimeo, die wordt gebruikt door CloudFlare om bots te weren; vervalt na 30 minuten.

Volgende cookies worden gebruikt op de website www.thecoolclub.be , enkel indien u uw toestemming geeft:

Ø  _ga cookie (Google Analytics): HTTP-cookie, wordt gebruikt om gebruikers te onderscheiden, vervalt na twee jaar;

Ø  _ga_<container_id> (Google Analytics): HTTP-cookie, verzamelt gegevens over het aantal bezoeken van een gebruiker aan een site, evenals de data daarvan; vervalt na twee jaar;

Ø  vuid: cookie die wordt geplaatst door Vimeo om statistieken bij te houden; vervalt na twee jaar.

Via Google Analytics worden anoniem gegevens verwerkt over de bezoekers, indien zij daarvoor hun toestemming geven, zoals tijdstip van bezoek, bezochte pagina’s, tijd gespendeerd op elke pagina, van welke andere website u op onze website terecht komt, type webbrowser, besturingssysteem, of Javascript is ondersteund, schermresolutie, kleurdiepte van het scherm en een deel van uw IP-adres (bij IPv4 wordt het laatste octet op nul gezet, bij IPv6 worden de laatste 80 bits op nul gezet; dit voor anonieme verwerking). Google Analytics wordt gebruikt om de campagne op te volgen, na te gaan hoe de bezoekers de website gebruiken, via welke kanalen ze de website bereiken en hoe de campagne en/of de website kan worden verbeterd.

4. Bewaartermijn van uw persoonsgegevens

De bewaartermijn van de persoonsgegevens hangt af van de categorie:

Ø  Gegevens betreffende deelnemers die niet winnen en geen interesse hebben om aan de slag te gaan bij ons: tot twee maanden na het einde van de wedstrijd (zie Deelnamereglement);

Ø  Gegevens betreffende deelnemers die niet winnen en wél aangeven interesse te hebben om aan de slag te gaan bij ons: tot acht maanden na het einde van de wedstrijd.

Ø  Gegevens betreffende winnaars: deze worden gewist 10 jaar nadat ze hun prijs hebben ontvangen: dit gezien de verjaartermijn voor persoonlijke vorderingen;

Ø  Cookies: zie hoger.

5. De ontvangers van uw persoonsgegevens

Een ontvanger is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.

Volgende personen zijn ontvangers:

Ø  Onze aangestelden;

Ø  Verwerker: NV D'ARTAGNAN CONCEPTUAL COMMUNICATION (ondernemingsnummer 0475.275.749), die de wedstrijd mee opvolgt en de winnaar bepaalt;

Ø  Verwerker: de hostingmaatschappij van de website www.thecoolclub.be ;

Ø  Facebook (Meta Platforms Ireland Limited)^[1]: de chatbot werkt via de website www.messenger.com van dit bedrijf, waarmee we virtueel in gesprek treden met u, zie ook ‘3. Persoonsgegevens die wij verwerken’;

Ø  Vimeo^[2]: om video aan te bieden op de website www.thecoolclub.be ;

Ø  De vervoerder (m.b.t. de winnaar): naam en voornaam, postcode, adres, e-mailadres en telefoonnummer worden meegedeeld zodat deze de prijs kan worden geleverd;

Ø  Google^[3]: voor Google Analytics, zie hogere beschrijving, en voor Google Spreadsheets, waarin de deelnames worden opgelijst om de winnaar te kunnen bepalen en om deelnemers met interesse in tewerkstelling te kunnen contacteren.

Facebook verplaatst mogelijks persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte naar een gebied buiten de EER, waardoor er strikt gezien sprake is van een doorgifte naar een derde land. Facebook gebruikt standaard contractbepalingen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens dan een gelijkwaardig niveau van bescherming hebben. Meer informatie daarover vindt u hier: https://www.facebook.com/help/566994660333381 .

Hetzelfde geldt voor Google en Vimeo, meer informatie daarover vindt u respectievelijk hier:  https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=en-US en https://vimeo.com/privacy#international_data_transfers_and_certain_user_rights .

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

6. De rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de verwerking is artikel 6, eerste lid, b) GDPR (“de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen”).

Dit geldt ook wanneer u aangeeft interesse te hebben om bij ons aan de slag te gaan.

Ook voor het plaatsen van de Google Analytics-cookies wordt uw toestemming gevraagd, de verdere verwerking is anoniem.

7. Is de verstrekking een wettelijke of contractuele verplichting, dan wel een noodzakelijke voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en bent u verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken en wat zijn de mogelijke gevolgen indien u deze gegevens niet verstrekt

Het verstrekken van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de deelname aan de wedstrijd. Indien de vereiste persoonsgegevens voor een geldige deelname niet worden meegedeeld, dan wordt uw deelname niet weerhouden.

8. Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

9. Uw rechten

9.1. Voorafgaandelijk

Indien u één van de onderstaande rechten wil uitoefenen, dan kan dit per e-mail of per aangetekende post (zie onze contactgegevens hoger vermeld).

Indien u uw verzoek via aangetekend schrijven verricht, dan moet uw verzoek gehandtekend zijn en vergezeld van een recto-verso kopie van uw identiteitskaart, zodat kan worden vastgesteld dat het verzoek wel degelijk van u uitgaat.

Indien u uw verzoek via e-mail verricht, dan moet het verzoek ondertekend zijn middels een gekwalificeerde elektronische handtekening, dit eveneens om vast stellen dat het verzoek wel degelijk van u uitgaat.

9.2. Recht van inzage

U (“de betrokkene”)  heeft een recht om van ons uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie:

a) de verwerkingsdoeleinden;

b) de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

c) de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties;

d) indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

e) dat de betrokkene het recht heeft de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken dat persoonsgegevens worden gerectificeerd of gewist, of dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens wordt beperkt, alsmede het recht tegen die verwerking bezwaar te maken;

f) dat de betrokkene het recht heeft klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit;

g) wanneer de persoonsgegevens niet bij de betrokkene worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens;

h) het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22, leden 1 en 4, bedoelde profilering, en, ten minste in die gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, alsmede het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene.

Er kan tevens een kopie worden bezorgd van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien u bijkomende kopieën verzoekt, dan kunnen wij op basis van de administratieve kosten een redelijk vergoeding aanrekenen. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, en u niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.

9.3. Rectificatie

U heeft het recht om van ons onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen.

Met inachtneming van de doeleinden van de verwerking heeft u het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

9.4. Recht op gegevenswissing

U (“de betrokkene”) heeft het recht om wissing van de u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen in de gevallen bepaald in artikel 17, eerste lid GDPR:

a) de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

b) de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking overeenkomstig artikel 6, lid 1, punt a), of artikel 9, lid 2, punt a), berust, in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;

c) de betrokkene maakt overeenkomstig artikel 21, lid 1, bezwaar tegen de verwerking, en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, of de betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig artikel 21, lid 2;

d) de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

e) de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;

f) de persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een aanbod van diensten van de informatiemaatschappij als bedoeld in artikel 8, lid 1.

Dit eerste lid is evenwel niet van toepassing indien de verwerking nodig is:

a) voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;

b) voor het nakomen van een in een het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust, of voor het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend;

c) om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid overeenkomstig artikel 9, lid 2, punten h) en i), en artikel 9, lid 3;

d) met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden overeenkomstig artikel 89, lid 1, voor zover het in lid 1 bedoelde recht de verwezenlijking van de doeleinden van die verwerking onmogelijk dreigt te maken of ernstig in het gedrang dreigt te brengen;

e) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

9.5. Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht van ons de beperking van de verwerking te verkrijgen indien een van de volgende elementen van toepassing is:

a) de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;

b) de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;

c) de verwerkingsverantwoordelijke heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

d) de betrokkene heeft overeenkomstig artikel 21, lid 1, bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van de verwerkingsverantwoordelijke zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

9.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Indien wij gegevens verwerken via een geautomatiseerd procedé, heeft u het recht om de desbetreffende persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en dit indien de verwerking berust op toestemming uit hoofde van artikel 6, a) of b) GDPR of op artikel 9, tweede lid, a) GDPR.

U kan tevens verzoeken om de gegevens rechtstreeks naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.

9.7. Het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering

Wij voeren geen geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering uit.

9.8. Het recht om klacht in te dienen

Heeft u vragen, bent u ontevreden of heeft u bedenkingen? Neem dan gerust eerst contact op met ons op het e-mailadres DPO@ardo.com .

U heeft het recht klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

^[1]       Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, IERLAND.

^[2]       Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5th Floor, New York, New York 10001, UNITED STATES.

^[3]       Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, IERLAND.